신종코로나바이러스 감염증(이하, 코로나19) 사태로 아직도 어수선한 분위기 가운데, 이럴 때일수록 더욱 조심해야 어려운 상황을 빨리 끝낼 수 있습니다. 이를 위해 많은 기업이 재택근무에 돌입하고 있는데요. 오늘 HS애드 공식 블로그에서는 재택근무에 돌입하는 사람들이 신경 써야 할 것들을 짚어보는 시간을 가져보려고 합니다.
사회적 거리 두기 위한 재택근무, 무엇을 챙길까?
질병관리본부에서 감염 확산을 막기 위해 손 씻기 등 개인위생과 함께 강조하고 있는 것이 ‘사회적 거리 두기’입니다. ‘사회적 거리 두기’는 코로나19와도 같은 전염성이 높은 질병의 전파를 막거나 느리게 하기 위해 사람들과의 접촉을 줄이기를 권하는 것인데요. 사회적 거리 두기에서 중요한 것 두 가지가 ‘밀폐된 공간에 함께 오래 있지 않기’와 ‘서로 일정한 거리를 두고 떨어져 있기’입니다. 하지만 매일 밀폐된 지하철과 버스 등으로 출퇴근하며 사무실에서 함께 모여 일해야 하는 직장인들에게는 불가능에 가까운 일이죠.
그래서 지난 2월 말부터 주요 대기업들을 비롯한 많은 회사가 재택근무에 돌입했는데요. 상당수는 3월 말까지 재택근무를 연장하면서 혹시 모를 위험에 대비하고 있습니다.
그러나 재택근무를 단순히 ‘집에서 일하는 것’으로 생각하면 안 됩니다. 일할 때 필요한 대부분의 인프라가 갖춰진 회사가 아닌, 집에서 일을 해야 하는 만큼 재택근무를 시작하기 전에는 충분한 준비가 필요합니다. 그렇다면 어떤 것들을 미리 챙겨둬야 할까요?
나의 홈 오피스는 근무 준비가 완벽한가요?
먼저, 회사 생활에서 필수인 MS Word 등의 문서 프로그램과 엑셀, 파워포인트 등 필수 프로그램의 설치 여부와 버전 호환 여부를 미리 확인해 보세요. 없다면 대체 무료 소프트웨어 등을 준비하거나, 회사에서 업무용 노트북을 임대할 수 있는지 사전에 알아보아야 합니다.
Microsoft의 MS 오피스, VPN 등 재택근무에 필요한 소프트웨어는 가정에 설치되어 있지 않은 경우가 많습니다. 개인이 재택근무를 위해 선뜻 구입하기 쉽지 않은 가격이 부담스러울 수도 있어요. 그럴 때는 어떻게 하면 될까요?
온라인/오픈소스 오피스 프로그램을 활용하자
업무상 복잡한 서식이나 특수한 기능을 활용하는 것이 아니라면 무료로 배포되는 오피스 소프트웨어를 활용할 수 있습니다. 구글이나 네이버 등에서 제공하는 온라인 오피스는 대부분의 사람이 계정을 가지고 있는 데다 클라우드 서버를 통해 문서를 공유하며 일할 수도 있어요.
온라인 오피스가 어색하다면, 무료 오픈소스 커뮤니티에서 배포하는 오피스 소프트웨어를 설치해 사용하는 것도 좋습니다. 특히 ‘도큐먼트재단’에서 개발한 무료 오픈소스 오피스 소프트웨어 ‘리브레오피스’는 많은 부분 MS 오피스와 호환되며, 다양한 운영체제까지 지원하기 때문에 사용자층이 많고 블로그와 유튜브에 튜토리얼도 많이 올라와 있습니다.
‘체험판’, ’소프트웨어 구독’ 활용하기
만약 재택근무 기간이 1개월 이내라면 소프트웨어 제조사에서 제공하는 체험판으로도 업무에는 큰 문제가 없는 경우가 많습니다. MS 오피스는 정품과 기능이 같으면서 한 달간 이용할 수 있는 ‘체험판’ 버전을 홈페이지에서 제공하고 있습니다. 무제한 스트리밍과 우수한 보안을 제공하는 대표 VPN 서비스 ‘ExpressVPN’도 15개월 구독 서비스를 30일 이내에 해지할 경우 전액 환불해주고 있으며, 1개월 단위 요금제도 제공하고 있습니다.
재택근무 효율 높이는 IT 플랫폼
재택근무 시 대중적인 소통 플랫폼을 사용하는 것도 좋습니다. 하지만 일 관련 소통이 개인적 소통과 섞이다 보면 아무래도 혼란스럽게 마련이죠. 이럴 때는 업무용 플랫폼을 별도로 활용하는 것이 좋은데요. 지금부터 네 가지 화상회의/협업 플랫폼을 소개해 드리도록 하겠습니다.
구글의 업무 프로그램 G Suite와 찰떡궁합, Google Hangouts
‘Hangouts’는 지금은 사라진 구글의 SNS 서비스 ‘Google +’의 채팅 기능에서 독립한 앱입니다. 어찌 보면 단순 채팅 앱이긴 했지만 당시 Google+의 친구인 ‘서클’로 묶여있는 사람들과 최대 9인까지 HD 영상통화를 할 수 있을 정도로 강력한 기능을 자랑했습니다.
현재 Hangouts 앱은 구글의 업무 협업 플랫폼인 ‘G Suite’로 흡수되면서 비즈니스용 소통 솔루션 ‘Hangouts Chat’과 화상회의 솔루션 ‘Hangouts Meet’으로 분리되었습니다. 특히 Hangouts Meet로 회의를 할 때는 사용자가 아니어도 ‘Skype for Business’, ’Cisco’ 등 SIP와 H.323 표준 기반 회의 시스템을 사용한다면 별도의 조치 없이 함께할 수 있습니다. iOS와 안드로이드, 윈도우즈 등 다양한 플랫폼을 지원하며, 14일간 무료 평가판을 제공합니다.
최대 1,000명과 세미나도 할 수 있는 화상회의 특화 앱, ZOOM
ZOOM은 화상회의와 음성채팅, 메시징에 특화된 온라인 회의 솔루션입니다. 요금제에 따라 최대 1,000명의 사람과도 화상회의가 가능하며 49대의 카메라와 연결해 사용해도 끊김 없는 안정적인 서비스를 제공합니다. 또한 회의내용을 컴퓨터나 클라우드에 저장할 수도 있으며 개인 미팅 등도 퍼스널 링크를 통해 쉽게 연결됩니다.
화상회의와 채팅을 쉽게 오가며 소통할 수 있고, 회의 중 투표나 Q&A 등의 기능도 자유자재로 운용할 수 있어요. 또한 참여자가 회의에 관심이 있는지도 자동으로 추적할 수 있으며, 발언하고 있는 사람의 얼굴을 줌인하는 독특한 기능도 탑재하고 있어요. 다양한 요금제가 있지만, 무료 버전도 최대 100명의 참가자가 40분 이하의 화상회의를 진행할 수 있을 정도이니 재택근무에 충분히 이용 가능합니다.
카카오 계열사들이 인정한 협업 플랫폼, ‘agit’
‘agit’는 카카오 내의 사내 독립기업 ‘AI랩’이 분사해 2019년 12월 설립된 카카오의 자회사 ‘카카오엔터프라이즈’가 만든 협업 솔루션입니다. 처음에 채팅과 피드 기능을 갖춘 단순한 커뮤니티 서비스로 시작한 agit는 이제 채팅과 화상회의, 토론과 자료 아카이빙을 모두 지원하는 종합 협업 플랫폼으로 성장했습니다.
iOS와 안드로이드, 윈도우즈 등 다중 플랫폼을 지원하는 것은 물론, 프로젝트 모임인 ‘아지트’를 개설했을 때 주고받은 메시지와 파일은 무료 이용자인 ‘스탠더드’ 플랜에도 용량이 무제한 제공됩니다. 자료를 별도로 백업할 필요가 없죠. 실질적으로 카카오 계열사들이 이미 업무에서 사용하고 있기 때문에 그 안정성도 충분히 입증되었다고 볼 수 있습니다. 현재는 기능을 강화한 유료 요금제 ‘프리미엄’도 시범 서비스하고 있습니다.
많은 사람이 사용하는 서비스를 협업에 활용, ‘LINE WORKS’
2013년 네이버의 기업용 웹메일 서비스 ‘Naver Works’에서 출발한 ‘LINE WORKS’는 차츰 메시징, 일정 관리와 클라우드 서비스를 기반으로 한 오피스 프로그램까지 제공하면서 종합 협업 솔루션으로서의 면모를 갖춰가기 시작했습니다.
LINE WORKS는 네이버 기반이지만 사용자들의 네이버 클라우드 용량을 소비하지 네이버 사용자라면 서비스에 쉽게 적응할 수 있습니다. 또한, 네이버의 기본 서비스에 업무에 적용하기 위한 조직 캘린더, 사내 게시판, 사원들끼리의 무료 음성/영상 통화를 지원하며 ‘그룹 폴더’ 기능을 활용해 데이터를 팀/프로젝트별로 관리할 수도 있습니다. 오피스 프로그램 역시 업무에 활용하기 좋은 템플릿을 다량 제공하고 있습니다.
‘사무실’에서 ‘집’으로 바뀐 업무 공간
물리적인 재택근무 준비는 모두 끝났고, 이제는 나 자신을 준비할 차례입니다. 재택근무는 혼자서 마음대로 일하는 프리랜서와는 다릅니다. 일하는 장소만 집으로 바뀌었을 뿐, 사무실에 출근한다는 마음으로 일해야 해요. 매일 출근하듯 정해진 시간에 자리에 앉아 전화기와 메신저, 메일 등으로 소통할 준비를 마쳐야 합니다.
식사 시간도 가급적 맞추거나, 출근했을 때와 동일하게 생활하는 것도 좋죠. 특별한 이유가 없다면 평소에는 꺼놨던 메신저나 전화기 알림도 연락을 놓치지 않기 위해 켜놓으세요. 아무래도 사무실에서 일할 때보다 자연스러운 소통이 줄게 마련이니, 긴밀히 협업하는 구성원들에게는 업무 진행 상황을 평소보다 자주 공유하는 것이 좋습니다.
소통 공간이 바뀐 만큼, 방법과 태도에도 신중해야
재택근무 중에는 소통에도 좀 더 신경을 써야 합니다. 아무래도 얼굴을 보지 않고 메일이나 메신저로 이야기를 나누다 보면 소통이 잘 안 되거나 오해가 생길 수도 있는데요. 기본적으로 평소보다 표현을 조심하는 동시에 주제를 명확히 하고 상대방의 말을 주의 깊게 듣도록 노력해야 합니다. 메일이나 메신저로 소통하다 조금이라도 어긋난다 싶으면, 즉시 전화나 화상통화 등 보다 긴밀한 방법으로 소통의 수단을 바꿔 문제를 미연에 방지하는 게 좋습니다.
코로나19 문제로 모두가 예민한 시기입니다. 감염을 막기 위해 사회 구성원 전체가 발 벗고 나서야겠지요. 여기에서 조심해야 할 것은 서로의 마음이 다치고 멀어지는 것입니다. 현재 우리 사회에서 권장하고 있는 ‘사회적 거리 두기’의 슬로건 역시 ‘몸의 거리는 넓히고, 마음의 거리는 좁혀야 할 시간’이니까요. 함께 노력해 어려운 시간을 빠르게 이겨낼 수 있기를 바라봅니다.
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